Maleo DMS Solution

Maleo Document Management System (Maleo DMS) solution merupakan solusi jasa end to end managed services document management system, mulai dari jasa penyediaan sistem aplikasi piranti lunak pengelolaan dokumen atau arsip hardcopy (kertas, microfilm, dll) yang sudah dikonversi atau dialihmediakan atau di scan ke dalam format digital maupun file softcopy yang telah siap diupload, jasa alih media, sampai pada penyediaan resources operator scaner, mesin scaner, personal computer scaner, dan hardware server untuk piranti lunak atau aplikasi Document Management System.
Dokumen softcopy yang sudah terupload tersebut dengan bantuan aplikasi document management system akan dapat diakses, dicari, ditampilkan, dishare, dicetak kembali maupun didistribusikan kepada semua pengguna yang sudah terautorisasi. Fitur pencarian dokumen/arsip yang sudah memiliki kemampuan search content based, indexed based dan file named based akan memudahkan dan mempercepat user dalam pencarian document dengan cukup mengetikan kata kunci atau keyword dari arsip/document yang dicari. Fitur yang tak kalah pentingnya adalah fitur versioning dan audit trail, yang memudahkan user untuk merevisi arsip/document tanpa menghilangkan draft arsip aslinya, biasanya fitur ini melekat pada fungsi document control. Fitur tambahan yang makin melengkapi solusi managed services Maleo DMS adalah fitur workflow yang akan memudahkan user dalam menjalankan business proses instansi dan perusahaan dengan memanfaatkan dokumen arsip yang telah tersimpan dalam aplikasi document management system. 

Prinsip Software DMS
a. Capture, merupakan proses document imaging berupa scanning, batch proses dan import dokumen elektronik.

b. Storage, penyimpanan dokumen ke dalam aplikasi DMS.

c. Sistem index, akan diproses oleh aplikasi DMS untuk membuat sistem pengarsipan terorganisir agar document dapat dicari dan ditampilkan kembali secara efisien dan mudah.

d. Retrieval, proses untuk perolehan kembali informasi dokumen yg mencakup teks, index dan gambar ke dalam sistem. Suatu sistem retrieval yang baik akan memudahkan dan mempercepat pencarian dokumen kembali.

e.  Document Versioning, proses untuk menangani beberapa versi satu file atau document dengan kemampuan untuk melacak perubahan dan melacak pembuatan beberapa versi dokumen, misalnya dengan menomori versi file secara berurutan.

f. Access, akan membuat hak akses secara personal untuk memudahkan pengguna dalam mengakses document baik di kantor atau tempat lain serta fleksibiltas untuk mengendalikan akses sistem.

Maleo DMS Solution telah bekerja sama dengan salah satu penyedia piranti lunak terkemuka asal India untuk bersinergi dalam penyediaan layanan end to end managed services yang prima dan bermutu untuk semua client yang ada di Indonesia. Piranti lunak dengan nama Krystal DMS ini telah dipakai oleh beberapa perusahaan besar di India seperti Tata International, Orient Cement, Chettinad Cement dan beberapa customer lain seperti yang tertera di company website Krystal DMS berikut ini customer krystal dms . Alasan utama dibalik penggunaan aplikasi piranti lunak krystal DMS untuk melengkapi Maleo DMS solution adalah kelengkapan fitur fitur DMS yang ada di piranti lunak ini, fleksibititas Operation System yang bisa dipakai (Linux Based dan Windows Based) dan piranti lunak ini telah field proven melayani banyak client di India. 

Proses Maleo DMS Solution

Dalam Maleo DMS solution, dokumen atau hardcopy akan di-scan oleh operator scanner satu per satu sesuai dengan urutan halaman document. Baru kemudian proses indexing. Proses Indexing dapat menggunakan fasilitas OCR yang ada di mesin scanner ataupun secara manual dengan menggunakan template index Setelah melalui proses indexing, dokumen tersebut diupload ke dalam server yang telah diinstall software DMS. Agar pengguna dapat memanfaatkan dokumen dari lokasi yang berbeda, server DMS tersebut dapat dihubungkan dengan LAN/Network, sehingga pengguna dapat mengakses aplikasi tersebut untuk melihat dokumen yang diinginkan.

Manfaat Maleo DMS Solution

Dengan memanfaatkan jasa document/arsip management system ini, diharapkan pengguna akan mendapatkan beberapa keuntungan sebagai berikut : pengelolaan dokumen yang lebih teratur dan mudah, memiliki copy document hardcopy dalam bentuk file yang mudah dicari dan dipakai kembali, penghematan waktu dan sewa ruangan untuk penyimpanan document/arsip kertas, mempercepat penemuan salinan document, pencetakan kembali, pendistribusian ke pengguna lain, dokumen fisik akan lebih awet karena semakin jarang digunakan, dengan fasilitas internet dan intranet, document/arsip akan mudah dishare, didistribusikan ke kantor cabang. Kami selaku penyedia layanan jasa document management system yang telah berpengalaman menangani 250.000 document kertas setiap bulan akan membantu client dalam penerapan system ini tanpa biasa investasi awal. Semua perangkat keras maupun piranti lunak yang diperlukan untuk implementasi sistem DMS akan kami sediakan seperti :

  • Pengadaan dan instalasi perangkat keras berupa server, PC, scanner, hub dll.
  • Penyediaan dan implementasi aplikasi Document Management System.
  • Penyediaan Jaringan LAN.
  • Sumber daya manusia : admin aplikasi DMS, operator scanner dan upload document.

Apabila perusahaan Anda berminat untuk menyewa jasa ‘outsource’ pengelolaan document management system dari kami silakan hubungi kami, kami akan menawarkan harga ekonomis dan pelayanan terbaik.